Email Artikel Ini Kepada Kawan2 Email Artikel Ini Kepada Kawan2 Kongsi artikel ni di FB

Ada seorang pembaca setia blog pakarhowto tanya saya, apakah kerja saya? Kenapa saya ni selalu lambat balas email yang dihantarkannya kepada saya. Adakah saya ni sibuk sangat sehingga tiada masa langsung nak balas email atau mesej dia.

Baik, kepada yang masih tidak tahu kerja saya. Sila buka page `Siapa Kami?` di bahagian atas sebelah kiri tu. Haa dah tengok? Dah kenal siapa saya?

Mr Bee yang sibuk

Mr Bee yang sibuk

Sebenarnya saya tak mahu memberikan pelbagai alasan itu dan ini apabila saya `gagal` melaksanakan sesuatu perkara. Tapi dalam hal tidak menjawab mesej atau email-email pembaca blog ini, saya ingin berikan alasan saya.

Alasan saya cuma satu, iaitu saya membuat sesuatu perkara berdasarkan priority atau keutamaan. Bukanlah saya anggap email atau mesej pembaca blog ini tidak penting. Tidak, tidak sama sekali. Saya sangat menghargai semua email dan mesej yang dihantar kepada saya. Saya mengambil berat setiap komen dan pandangan yang anda semua berikan. Dan saya ucapkan terima kasih banyak-banyak untuk itu.

Namun, anda perlu faham. Saya ada banyak tugasan lain yang perlu diutamakan dan perlu diselesaikan. Selain bebanan tugasan pejabat yang perlu saya selesaikan, saya juga sibuk dengan part time atau kerja sampingan saya, iaitu mengajar tuisyen Bahasa Jepun dan juga membuat kerja-kerja translation secara part time.

Kepada mereka yang tidak berapa tahu bagaimana kerja translation dijalankan, ingin saya katakan bahawa, kerja-kerja translation memerlukan masa yang banyak dan komitmen yang lebih. Ia bukanlah kerja yang mudah. Saya kena fokus dan tidak boleh diganggu. Kalau tidak, memang kerja translation ini tidak akan berjalan lancar.

Jadi, apabila ada kerja translation yang perlu dibuat, saya akan menjadi sangat-sangat sibuk. Selepas waktu kerja, kebanyakan masa saya memang akan dihabiskan bagi menyiapkan kerja-kerja translation tersebut. Sebab itulah kalau anda perasaan, saya kadangkala cepat membalas komen atau email yang dihantar oleh pembaca blog ini. Tapi kadang-kadang, langsung tiada balasan yang diterima. Masa cepat balas tu, maknanya kerja translation saya tak banyak la tu. Masa lambat pula, faham-faham la apa sebab musababnya yer.

Selain daripada itu, saya juga aktif dalam persatuan yang saya sertai, di mana hampir setiap hujung minggu, ada saja aktiviti persatuan yang dijalankan. Tambahan pula, saya telah dilantik menjadi salah seorang EXCO atau BIRO bagi salah satu portfolio dalam persatuan yang saya sertai tersebut. Nak tahu apa persatuan, apa jawatan dan apakah aktiviti-aktiviti yang kami jalankan? Sila pergi ke laman web berikut ALEPS.

Begitulah secara kasarnya kerja, tugasan dan aktiviti yang saya buat sekarang. Sibuk tak saya? huhu

Terus terang, kalau orang tanya saya, adakah anda sibuk? Maka ikhlas saya akan jawab, saya memang tak menang tangan untuk buat apa yang saya rancangkan. Korang bagaimana? Cukup tak masa 24 jam sehari yang diberikan?

Baiklah, dalam entri kali ini, saya ingin berkongsi dengan anda, 3 teknik yang saya amalkan dalam menguruskan tugasan harian dan kerja-kerja saya. Apakah teknik-teknik tersebut?

1. Duduk, Tulis & Atur (DTA)
Sebelum saya memulakan apa-apa tugasan atau kerja pada setiap hari, saya akan DUDUK di meja kerja saya, kemudian saya akan TULIS kan semua kerja yang perlu saya lakukan hari tu. Dan saya akan ATUR kan semua kerja-kerja saya tu dengan sebaik mungkin. Maksud ATUR di sini ialah, saya akan memikirkan langkah-langkah atau proses yang dapat saya buat bagi menjayakan sesuatu tugasan tersebut. Saya biasanya akan mencatatkan semua tugasan saya dan apakah langkah-langkah yang perlu saya lakukan di atas buku nota kecil saya. Dan saya akan bawa nota kecil saya tersebut ke mana-mana saja saya pergi supaya saya dapat merujuk pada nota tersebut pada bila-bila masa saja.

2. Tentukan Priority atau Keutamaan Tugas
Saya akan pastikan setiap tugasan atau kerja yang penting, saya letakkan pada nombor teratas senarai kerja saya. Mana-mana tugasan atau perkara yang memerlukan tindakan segera, maka saya akan utamakan untuk menyelesaikannya terlebih dahulu. Saya menyenaraikan keutamaan kerja saya berdasarkan faktor tanggungjawab, jangka masa dan matlamat tugasan tersebut. Antara faktor penting yang akan saya nilai dulu ialah, yang BERBALOI (pada pandangan saya) itulah yang menjadi keutamaan saya. Ini adalah untuk kebaikan saya juga. Saya akan pastikan setiap kerja yang saya akan lakukan, akan memberikan manfaat sepenuhnya kepada saya.

3. Tentukan deadline atau `tarikh akhir` pada setiap tugasan
Saya suka untuk tentukan deadline pada setiap tugasan yang akan saya lakukan. Pada saya, kita kena tentukan berapa lamakah masa yang akan kita ambil untuk menyiapkan sesuatu tugasan. Kalau kita tak tetapkan, jawabnya akan banyaklah kerja kita menjadi tertangguh. Jadi, perkara ini sangat penting sebenarnya. Sebab jika kita tidak tentukan deadline kita sendiri, maka kita akan jadi terkejar-kejar dan rasa sangat tertekan. Jangan bergantung pada deadline yang orang lain tentukan. Kitalah yang sepatutnya lebih arif tentang masa kita. Jadi kenapa nak ikut deadline yang ditentukan oleh orang lain? Sejak saya mengamalkan teknik deadline sendiri ini, saya tidak lagi terkejar-kejar dan tertekan dengan tugasan yang saya perlu selesaikan.

Sekian, begitulah antara teknik dan tips yang saya amalkan dalam menguruskan tugasan dan kerja-kerja saya yang bertimbun-timbun ini.

Korang pula bagaimana? Apa teknik yang korang amalkan dalam menyelesaikan tugasan korang?

Artikel lain yang best-best :